Ini adalah tahun baru, dan di seluruh dunia orang-orang membuat janji kuno itu untuk diri mereka sendiri: ini tahun aku akhirnya menjadi terorganisir . Tidak ada lagi tenggelam dalam dokumen, tidak ada lagi meja makan yang penuh dengan tagihan dan kwitansi—tahun ini semuanya berhenti. Ingin tahu sesuatu? Dia bisa dilakukan. Sistem pengarsipan yang sederhana dan mudah digunakan adalah sesuatu yang harus dimiliki setiap rumah, dan mudah diatur dan dipelihara. Begini caranya:
Langkah 1: Kurangi kekacauan di sumbernya.
Hari-hari ini, kita dapat memilih untuk menangani banyak pengarsipan kita secara digital, mengurangi kebutuhan akan penyimpanan dan kerumitan dokumen. Laporan bank dan tagihan dapat dilihat secara online dan tanda terima dapat disimpan di hard drive kami atau di arsip email kami. Mengurangi jumlah salinan cetak di rumah Anda membuat tugas menanganinya menjadi lebih mudah.
Langkah 2: Bagi dan taklukkan.
Item yang tersisa, yang tidak dapat atau tidak ingin dibuang ke komputer Anda, harus diurutkan ke dalam kategori dasar. Ada banyak cara Anda dapat melakukan ini, tetapi pilihan saya adalah pembagian sederhana: hal-hal yang berkaitan dengan Anda rumah , dan yang ada hubungannya dengan Anda . Dari sana, lanjutkan untuk membagi sepuasnya. Seperti ini:
RUMAH
- garansi dan manual untuk elektronik dan peralatan
- tanda terima untuk item tiket besar
- kutipan dan tanda terima untuk perbaikan rumah tangga baru-baru ini
- salinan sewa Anda, jika Anda menyewa
- dokumen asuransi rumah
- perjanjian hipotek
- tagihan utilitas
- dokumen mobil
- akta kelahiran, perkawinan, perceraian, dll.
- potongan gaji
- paspor
- dokumen asuransi kesehatan
- rapor untuk setiap anak dalam keluarga
- transkrip pendidikan
- kembalian pajak
- berkehendak
- rekam medis
Semua dokumen ini harus masuk ke folder file khusus dan diberi label yang jelas—tidak boleh dibagikan dengan kategori lain! Saya menemukan bahwa menggunakan warna yang berbeda untuk file rumah dan pribadi membantu, tetapi Anda dapat memilih untuk menyimpannya secara terpisah.
Langkah 3: Simpan dengan akal.
Di sinilah kesenangan (oke, belanja) dimulai. Berapa banyak ruang yang Anda butuhkan untuk sistem pengarsipan Anda sepenuhnya bergantung pada ukuran rumah dan keluarga Anda, serta gaya hidup Anda. Saya bertahan dengan kotak arsip plastik kecil dengan sepuluh atau lebih kompartemen yang dimasukkan ke dalam lemari, sementara orang tua saya memiliki lemari dua laci dengan arsip gantung di kantor rumah. Bagaimanapun Anda memilih untuk pergi, pastikan Anda memberi sedikit ruang bagi sistem Anda untuk tumbuh.
Langkah 4: Gunakan.
Tampak jelas, tetapi mudah untuk melupakan bahwa Anda memiliki sistem ketika sistem itu begitu rapi terselip dari pandangan. Saya menemukan bahwa meletakkan semua dokumen yang masuk ke satu tempat (bahkan jika itu hanya laci dapur), dan menyisihkan satu blok waktu sebulan sekali atau lebih untuk menanganinya, bekerja dengan baik. Intinya adalah membuat sistem bekerja untuk Anda, bukan menjadi budak pengarsipan.
Langkah 5: Bersihkan.
Sekarang Anda sudah punya sistemnya, jangan sampai dia menjadi hal yang menarik debu dan memakan tempat. Buat tanggal tahunan (Januari masuk akal ... katakan saja) untuk meninjau file Anda, dan pisahkan dan perbarui jika berlaku. Singkirkan manual untuk barang-barang yang tidak lagi Anda miliki, buang kumpulan tagihan terakhir atau potongan pembayaran, dan pastikan tidak ada yang penting seperti asuransi atau paspor yang akan kedaluwarsa.
Apakah Anda memiliki sistem pengarsipan rumah? Apa kiat terbaik Anda untuk membuat dan menggunakannya?
